$28 millones de dólares, dos años de trabajo y terminamos usando Excel.

Por Juan Carlos Christy

Hay lecciones que se aprenden en los libros. Y hay lecciones que se aprenden perdiendo mucho dinero.

Esta es de las segundas.

Cuando tomé la dirección de una operación de distribución con más de 10,000 puntos de entrega en México, encontré en plena marcha una de las implementaciones tecnológicas más ambiciosas que he visto en mi carrera: el reemplazo completo del sistema de gestión de transporte con una plataforma internacional de primer nivel.

Consultores externos. Capacitaciones intensivas. Integraciones complejas. Customizaciones sobre customizaciones. Casi dos años de trabajo y una inversión de 28 millones de dólares.

Y el sistema simplemente no funcionaba como lo necesitábamos.

La decisión más difícil

Llegué a un punto donde tuve que tomar una decisión que nadie quiere tomar: reconocer que lo construido no tenía salvación.

Desechamos todo lo desarrollado y optamos por usar la versión estándar del sistema — sin customizaciones, tal como venía de fábrica. La lógica era simple: si el sistema original era bueno, debía funcionar en su versión base.

Tampoco funcionó.

Y el sistema anterior ya no tenía mantenimiento. No había vuelta atrás.

El resultado fue uno que ningún director de operaciones quiere reportar en una junta de consejo: volvimos a usar Excel. Muchos Exceles.

¿Por qué falló? No fue la tecnología

Aquí está la lección más importante — y la que menos se menciona en los congresos de logística y tecnología:

Existen muchos sistemas de gestión de transporte internacionales que no fueron diseñados para operar en México.

No es un problema de calidad del software. Es un problema de contexto operativo.

Déjame darte dos ejemplos concretos que parecen pequeños pero que en la práctica lo complican todo:

El efectivo del chofer. En México, los conductores necesitan dinero en efectivo en cada viaje. Para comer en un restaurante de carretera que no acepta tarjetas. Para pagar una reparación de emergencia en un taller de pueblo que solo trabaja con efectivo. Para resolver las mil situaciones imprevistas que surgen en una ruta de 800 kilómetros. Ningún TMS internacional contempla esto. No existe el campo. No existe el proceso. No existe el reporte.

El mantenimiento preventivo. Los sistemas TMS están diseñados para gestionar viajes, rutas y tarifas. No incluyen funciones de mantenimiento vehicular. El resultado: puedes estar programando salidas para vehículos que deberían estar en el taller esperando un cambio de aceite o una revisión de frenos. El sistema no lo sabe. El sistema no te avisa. El sistema simplemente asigna el viaje.

Estos no son casos excepcionales. Son situaciones que ocurren todos los días en cualquier operación logística en México.

La lección que aplico hoy

Después de esa experiencia aprendí algo que hoy es la base de cómo trabajo con empresas en Renatta Advisors:

Antes de comprar tecnología, entiende a fondo tu operación real. No la operación que describes en el RFP. No la operación ideal que presentas en PowerPoint. La operación que pasa todos los días en la calle, con los choferes reales, en las rutas reales, con los imprevistos reales.

El mejor sistema no es el más caro ni el más reconocido internacionalmente. El mejor sistema es el que tu gente realmente usa — y que fue diseñado para la realidad operativa en la que trabaja.

¿Has vivido una implementación tecnológica que no funcionó como esperabas? Me interesa mucho conocer tu experiencia.

Juan Carlos Christy es fundador de Renatta Advisors, firma de consultoría especializada en logística, transporte y cadena de suministro para empresas en México y la frontera norte con EE.UU. Puedes contactarlo en juan.christy@renattaadvisors.com o en renattaadvisors.com